Sinterklaas vieren op het werk? Dit zijn de fiscale regels

Vieren jullie sinterklaas op het werk of koop je een chocoladeletter voor alle medewerkers? Dan gelden er regels. Voor de locatie van het feest, het regelen van pepernoten, een hulpsint en Piet en ga zo maar door. Ontdek Ozosnel hoe je alles fiscaal verwerkt. Anders klopt – na de goedheiligman – ook de Belastingdienst aan. 
 

Chocoladeletter voor je medewerkers als belast loon?

Een duurzame chocoladeletter of een cadeautje namens de Sint om wat extra’s te geven aan je medewerkers; het valt onder belast loon. Als werkgever verwerk je de waarde hiervan als onderdeel van het loon van je medewerker of je geeft het op als eindheffingsloon (vrije ruimte in de werkkostenregeling). De meeste werkgevers kiezen voor deze laatste - en vaak meest voordelige - optie. 
 

Sinterklaas vieren op kantoor of externe locatie

Nodig je Sint en zijn Pieten uit bij jullie op het werk, weet dan dat er verschillende regels gelden voor de locatie van het decemberfeest. Vindt het plaats bij jullie op kantoor, bijvoorbeeld in de kantine van je bedrijfspand? Dan geldt een nihilwaardering voor de fiscale verwerking van de chocoladeletters, strooigoed, speculaas en andere consumpties voor werknemers (en hun gezin). Dit betekent dat je dit niet hoeft op te geven als belast loon en het ook niet ten koste gaat van de vrije ruimte in de werkkostenregeling. 

Komt de goedheiligman naar een externe locatie? Dan vallen alle gemaakte kosten onder het belast loon of de vrije ruimte (WKR) van je werknemers. Van de warme chocolademelk tot aan de pepernoten en het inhuren van de hulpsinterklaas. 
 

Pepernoten voor uitzendkrachten of freelancers 

Heb je dit jaar uitzendkrachten of freelancers ingehuurd en wil je ze belonen met iets lekkers namens de Sint? Aangezien zij niet bij je in dienst zijn, kun je deze kosten niet in de vrije ruimte van de werkkostenregeling onderbrengen. De werkkostenregeling geldt namelijk alleen voor werknemers die bij jou op de loonlijst staan. Wil je vergoedingen voor uitzendkrachten of freelancers onbelast laten, dan pas je als werkgever de eindheffing toe voor gifts aan zakelijke relaties, die je werknemers tegelijkertijd én voor dezelfde gelegenheid hebben ontvangen. Het is belangrijk dat je jouw ingehuurde kracht hierover informeert.  

Wat ook nog kan is het opnemen van een bepaling in je algemene voorwaarden. Deze voorwaarde gaat dan over het toepassen van een eindheffing over dit soort vergoedingen. Het is belangrijk dat je hierbij vastlegt wie de ontvanger van de vergoeding is. Als de waarde van de gift niet meer is dan €136,- betaal je als werkgever 45% eindheffing. Is de waarde meer dan €136,- dan betaal je als werkgever over de totale waarde 75% eindheffing. 

Heb je na het lezen van dit artikel toch nog wat vragen? Klop dan bij ons aan. Onze specialisten vertellen je graag hoe je jouw Sinterklaasviering fiscaal verwerkt.