Hoe maak je een factuur?

Facturen en rekeningen moeten aan wettelijke eisen voldoen. Hoe maak je een factuur, hoe verstuur je het, wat is de bewaartermijn en hoe zit het met elektronisch factureren. Je leest het in dit blog.
 

Hoe maak je een factuur?

Een factuur moet aan de wettelijke eisen voor facturen voldoen. Dit staat er sowieso op:

●    factuurdatum
●    factuurnummer
●    naam en adres van je bedrijf
●    je btw-identificatienummer (btw-id)
●    de naam en het adres van de ontvanger
●    KVK-nummer
●    de goederen en/of diensten die je levert en hoeveel
 

Wanneer stuur je een factuur?

Je stuurt een factuur wanneer je goederen en diensten levert aan andere ondernemers. Aan een rechtspersoon die geen ondernemer is, zoals een vereniging of stichting, stuur je ook een factuur. Sommige ondernemers hoeven niet aan alle eisen voor facturen te voldoen. Er zijn dan aangepaste factuureisen van toepassing. Dit geldt voor:
 

• taxi- en openbaar vervoer;
• de horeca;
• het leveren van vrijgestelde goederen of diensten;
• ondernemers die onder kleine ondernemersregeling (KOR) vallen. Wanneer je gedeeltelijk bent vrijgesteld, factureer je wel voor de belaste goederen en diensten.
• ondernemers die hebben afgesproken dat de afnemer de factuur maakt, zoals bij veilingen.  

 

Factuur onder de 100 euro

Bij een factuurbedrag lager dan 100 euro stuur je een vereenvoudigde factuur. Hier staan minder verplichte gegevens op dan op een standaard factuur. Als je een factuur stuurt die de oorspronkelijke factuur wijzigt (creditfactuur), mag je ook een vereenvoudigde factuur sturen.
 

Verstuur je factuur

Jouw factuur stuur je uiterlijk op de 15e dag van de maand, die volgt op de maand waarin je hebt geleverd. Dit moet vanuit de Belastingdienst. Vervolgens betaalt jouw klant de factuur binnen de betalingstermijn.
 

Kan een factuur verjaren

Stuur je geen factuur, bijvoorbeeld omdat je dit bent vergeten, dan kan deze verjaren. De klant hoeft dan in de meeste gevallen niet meer te betalen. Vijf jaar nadat de voorgeschreven betalingstermijn is verstreken, verjaart een factuur. Verkoop je jouw producten aan particulieren? Dan is de termijn twee jaar. Voor diensten aan consumenten geldt een verjaringstermijn van vijf jaar.

Je kan de verjaringstermijn verlengen (oftewel stuiten). Hiervoor stuur je een aangetekende brief naar de klant. De verjaringstermijn begint dan opnieuw.  
 

Hoe lang bewaar je een factuur

Over het algemeen bewaar je facturen zeven jaar. Heb je te maken met facturen voor onroerend goed, dan geldt een bewaartermijn van tien jaar. Facturen en bonnen mag je scannen en digitaal bewaren.

 

Elektronisch en digitaal factureren

Tegenwoordig versturen we facturen vooral digitaal. Een elektronische factuur (e-factuur) stuur je vanuit jouw geautomatiseerde systeem naar het systeem van jouw klant. De klant moet hier wel mee akkoord gaan. Hij is niet verplicht om een e-factuur te accepteren. Elektronisch factureren mag binnen de hele Europese Unie (EU). Stuur je een factuur als pdf-bestand met een e-mail naar je klant? Dan hebben we het over digitaal factureren. Hiervoor gelden dezelfde wettelijke eisen als voor een papieren factuur.

Ben je een leverancier van de Rijksoverheid? Dan ben je verplicht om elektronische facturen, oftewel e-facturen, te sturen. Alle overheden en andere aanbestedende diensten moeten e-facturen kunnen ontvangen en verwerken.

Hoe maak je een factuur voor een bedrijf in het buitenland

Doe je zaken met bedrijven in andere EU-landen, dan krijg je te maken met extra factuureisen bij goederen en diensten.

Heb je hulp of advies nodig bij het maken, versturen of bewaren van jouw facturen? Wij helpen je graag.
Neem contact op