Bonnetjes bewaren: hoelang moet dit?

Hoelang moet je bonnetjes bewaren voor de Belastingdienst? En mag je deze ook digitaal bewaren? Wat nou als je een keer een bonnetje kwijtraakt? Hier lees je alles over het bewaren van je financiële administratie.
 

Hoelang moet je je bonnetjes bewaren voor de Belastingdienst?

Voor bedrijven en zelfstandigen geldt dat bonnetjes en facturen een wettelijke bewaarplicht van 7 tot 10 jaar hebben. Het is verplicht om alle facturen die je ontvangt of verstuurt te bewaren in je administratie. Dit omdat de Belastingdienst de mogelijkheid moet hebben om je boekhouding te controleren. 

Facturen en bonnetjes bewaar je 7 jaar. Zelfs als je stopt met je bedrijf en je uitschrijft bij de Kamer van Koophandel. Facturen van onroerende zaken zoals een kantoorpand, moet je 10 jaar bewaren. Ook kent de Belastingdienst een uitzondering voor digitale diensten. Bij digitale diensten geldt namelijk ook een bewaartermijn van 10 jaar.
 

Wat valt er onder digitale diensten?

Digitale diensten is nogal een brede term. Helemaal omdat er tegenwoordig steeds meer digitaal gebeurt. De Belastingdienst verstaat onder digitale diensten het volgende:

• Elektronische diensten: dit zijn de diensten die via het internet of een digitaal netwerk worden geleverd. Vaak zijn deze diensten grotendeels geautomatiseerd en zonder informatietechnologie kunnen ze niet geleverd worden.
• Telecommunicatiediensten: telecom houdt in telefonie, maar ook de televisie, de radio en het internet vallen onder dit begrip. Bij deze communicatiemiddelen wordt gebruik gemaakt van datakabels om gegevens over te dragen. Denk bijvoorbeeld aan telefonie, sms, toegang tot internet en voicemail.
• Radio- en televisie omroepdiensten: hier vallen de diensten onder zoals radio- of televisieprogramma’s.

 

Mag je bonnetjes ook digitaal bewaren in een app?

Het is tegenwoordig toegestaan om papieren facturen en bonnetjes in te scannen en digitaal te bewaren. Het originele papieren bonnetje mag je daarna weggooien. Let er wel op dat de originele versie goed en volledig is ingescand. Alles moet nog duidelijk leesbaar zijn. 
 

Wat moet je doen als je geen origineel bonnetje meer hebt?

Stel je koopt iets zakelijk, maar je bent de bon of factuur kwijt. Kan gebeuren. In dat geval loop je een risico, want je kunt je aankoop niet meer verantwoorden bij de Belastingdienst. Je mag in zo’n geval ook de btw niet meer terugvragen. 

Voor de inkomstenbelasting kun je de kosten eventueel wel in je administratie opnemen. Maar in zo’n geval is het aan te raden om de koop wel op de een of andere manier te verantwoorden. Voeg dan bijvoorbeeld je bankafschrift toe als bijlage in je boekhoudprogramma, in plaats van de bon. Komt dit niet zo vaak voor, dan ziet de Belastingdienst het door de vingers. 

TIP: scan al je bonnetjes meteen in met je online boekhoud-app (als je die hebt). Zo staat het meteen in je administratie en hoef je niet bang te zijn om het kwijt te raken.
 

Wat controleert de Belastingdienst als ze langskomen?

Komt de Belastingdienst langs voor een controle, dan zullen ze naar je bonnetjes vragen. Maar je administratie bestaat natuurlijk uit meer dan dat. Denk aan facturen, debiteuren- en crediteuren, lonen, voorraadadministratie, data van kassasystemen of webshops, afschrijvingen en geregistreerde uren in bijvoorbeeld agenda’s. Bedenk dus goed wat voor jou van toepassing is en zorg ervoor dat je dit regelmatig bijwerkt in een goed systeem. 

Wil je weten met welk boekhoudsysteem je het beste kunt werken? Neem vrijblijvend contact met ons op. We sparren graag met je!