Bedrijfsbarbecue op de planning? Zo zit het met de loonheffing

Een bedrijfsbarbecue is natuurlijk een hele leuke manier om de teamspirit te versterken en je waardering voor je medewerkers te tonen. Maar het is wel belangrijk om te weten wat de fiscale verplichtingen zijn. In deze blog leggen we uit wat de gevolgen zijn voor de aangifte loonheffingen bij een bedrijfsbarbecue, afhankelijk van de locatie waar het personeelsfeest plaatsvindt.
 

Een bedrijfsbarbecue op de werkplek

Kies je ervoor de barbecue op de werkplek te organiseren, dan profiteer je van fiscale voordelen. Tover dus je je bedrijfskantine, kantoortuin of ander deel van je werkplek om tot een gezellige barbecue spot. Volgens de belastingregels geldt voor consumpties en entertainment (zoals een artiest) namelijk een nihilwaardering, wat betekent dat deze kosten niet belastbaar zijn en niet ten koste gaan van de vrije ruimte.

Voor de maaltijden geldt een vast bedrag dat belast wordt. Dit normbedrag is € 3,90 per werknemer of partner van de werknemer. Als een werknemer zijn partner meeneemt, komt dit dus neer op € 7,80. Deze kosten kunnen als loon van de werknemer worden aangemerkt of als eindheffingsloon binnen de vrije ruimte van de werkkostenregeling (WKR). 
 

• Voorbeeldberekening: Stel dat je een bedrijfsbarbecue op de werkplek organiseert voor 60 personen (werknemers en partners). De totale belastbare kosten zijn dan 60 x € 3,90 = € 234. Dit bedrag kan binnen de vrije ruimte van de WKR worden geplaatst. Bij overschrijding van deze vrije ruimte betaal je 80% eindheffing over het meerdere.

 

Bedrijfsbarbecue op een externe locatie

Als je de barbecue buiten de werkplek organiseert, bijvoorbeeld in een restaurant of een andere gehuurde locatie, zijn de fiscale regels anders. In dat geval worden alle kosten namelijk beschouwd als loon van de werknemer. Als werkgever kun je deze kosten wel ook als eindheffingsloon onder de vrije ruimte van de WKR plaatsen.
 

• Voorbeeldberekening: Als de totale kosten voor de barbecue € 2.700 bedragen (inclusief eten, drinken en entertainment), en je organiseert dit voor 60 personen, dan zijn de kosten per persoon € 45. Je kan dan in totaal € 45 tot het loon van de werknemer rekenen. Neemt de werknemer zijn partner mee? Dan gaat het om (€ 45 x 2) € 90. Je kunt er ook voor kiezen dit bedrag als eindheffingsloon onder de WKR te plaatsen. Bij overschrijding van de vrije ruimte betaal je 80% eindheffing over het overschreden bedrag.

 

Tips voor een fiscaal voordelige bedrijfsbarbecue

• Kies voor de werkplek: Organiseer de barbecue op de werkplek om te profiteren van de nihilwaardering voor consumpties en entertainment.
• Gebruik de WKR: Plaats de kosten van maaltijden binnen de vrije ruimte van de WKR om belastingvoordelen te maximaliseren.
• Plan zorgvuldig: Houd goed rekening met de totale kosten en de vrije ruimte binnen de WKR om te voorkomen dat je onverwacht hoge eindheffingen moet betalen.

Heb je vragen over de fiscale implicaties van een bedrijfsbarbecue of andere vormen van werknemersbeloning? Neem gerust contact op voor advies op maat.