Voorraadbeheer

Een voorraadverschil is de vrees van iedere groothandel en webshop. Er zijn verschillende oorzaken. Een magazijnmedewerker pakt een verkeerd product, de leverancier levert niet de juiste maat of er wordt niet goed geteld. Dergelijke fouten zijn snel gemaakt en hebben grote gevolgen. Zo kan er een tekort ontstaan, waardoor er een “nee” verkocht moet worden, terwijl er een “ja” beloofd is. Of je krijgt te maken met een overschot, waardoor je blijft zitten met een product waarvan je denkt dat je het niet meer in voorraad hebt. Een product met een houdbaarheidsdatum dat ongemerkt onbruikbaar wordt, terwijl je er wel inkoopkosten voor hebt betaald. Het is dus zaak om voorraadverschillen te voorkomen. Deze vijf tips helpen je op weg.

1. Tel regelmatig en behoud het overzicht

Het is belangrijk om regelmatig controles uit te voeren. Tellen is echter een tijdrovend proces. Daarom is het essentieel dat je op de juiste punten in het proces telt. Identificeer waar doorgaans fouten worden gemaakt met aantallen. Heb je de achilleshiel in het proces gevonden, dan kan je op dat punt controles invoeren. Zo houdt je alles op orde en behoudt je zelf het overzicht. Natuurlijk is hiervoor een investering nodig, maar deze is absoluut rendabel wanneer je tot automatisering overgaat. Vergeet niet om medewerkers in het proces te betrekken. Immers, alles valt of staat met hun medewerking. Implementeer je deze tip op efficiënte wijze, dan gaat het percentage foute leveringen binnen de kortste keren omlaag.

2. Splits verantwoordelijkheden

Laat in ieder geval twee mensen met het proces bezig zijn. Natuurlijk moet het splitsen van verantwoordelijkheden altijd interessant zijn in kostentechnisch opzicht. Ga daarom goed na welke investering rendabel is. Zet bijvoorbeeld alleen personeel in op een dubbele controle bij uitlevering wanneer dit echt zin heeft, wat bij dure producten vaak het geval is.

3. Voorkom verwarring tussen producten

Auto-ID (zoals barcodescanning of RFID) is raadzaam. Met Auto-ID kunnen producten worden herkend en weet je zeker dat je elk product identificeert. Zorg er daarnaast voor dat artikelen die op elkaar lijken, niet naast elkaar staan. Hoewel het praktisch kan zijn om producten te sorteren op artikelnummer, is het slim om voor enige scheiding te zorgen. Leg verschillende maten bijvoorbeeld op verschillende planken. Zo is een verwarringsfout minder snel gemaakt.

4. Registreer de locatie van artikelen

Wanneer je met locaties werkt, leg je vast hoeveel productitems je hebt én waar deze liggen. Je kan deze registratie zo grof of fijnmazig maken als je zelf wilt. Meestal wordt het registratieniveau bepaald door de productsoort. Het grote voordeel van een locatieregistratiesysteem is dat je de kennis van productlocaties als het ware uit de hoofden van de medewerkers haalt. Hierdoor ben je niet langer van één persoon afhankelijk en kan je grijplocaties eenvoudig aanvullen vanuit de bulk. Het resultaat? Een enorme tijdbesparing.

5. Houd retourzendingen nauwkeurig bij

Omdat je zelf geen invloed kunt uitoefenen op de kwaliteit van producten die je terugontvangt, is het essentieel dat je bij retourzendingen een efficiënt systeem invoert. Registreer producten bijvoorbeeld direct wanneer deze binnenkomen en beoordeel later of deze nog kunnen worden verkocht. Is een retourproduct enigszins beschadigd, dan kan je het als basestock verkopen. Door dit tweefasig systeem te implementeren voorkom je te vroege registraties, die tot tekorten kunnen leiden, maar ook te late registraties, die een overschot kunnen creëren. Met een dergelijke werkwijze behoort een voorraadverschil al gauw tot het verleden.

Bron: www.king.eu