Van papieren naar digitale administratie

Bij de overgang van papieren naar digitale administratie moet jij je houden aan specifieke regels voor bedrijven. En ook al zijn er verschillende manieren om te digitaliseren, de wettelijke bewaarplicht blijft van kracht. Waar moet je op letten als je overgaat van papier naar digitaal? Je leest het in deze blog.
 

Voorwaarden voor digitale administratie

Het uitgangspunt bij het omzetten van je papieren administratie naar digitaal is dat de documenten niet minder bruikbaar mogen zijn dan de traditionele administratie. Jouw digitale administratie moet aan dezelfde voorwaarden voldoen als een papieren administratie. Denk hierbij aan:
 

• Het beveiligen van je digitale administratie

Neem zowel technische als organisatorische maatregelen om gegevens veilig te bewaren. Het is niet toegestaan om een selectie van  documenten te digitaliseren en de rest weg te gooien. Je mag geen gegevens verliezen, dit staat in de bewaarplicht.
 

• Hou rekening met de boekencontrole

Bij het overstappen van papieren naar digitale administratie, is het van groot belang dat je alle documenten leesbaar digitaliseert. Ook moet je rekening houden met eventuele controles. Een boekencontrole moet namelijk gemakkelijk uit te voeren zijn. Hou dus altijd rekening met een mogelijk controle tijdens het digitaliseren van je administratie. 
 

• Let op echtheidskenmerken

Zorg ervoor dat je digitale documenten precies dezelfde echtheidskenmerken hebben als de originele documenten. Denk aan watermerken, briefhoofden, logo's en specifieke kleuren van het papier. Gebruik dus een scanner die kleuren kan vastleggen. 
 

• Herkenbaarheid

Bij het digitaliseren van je documenten is het behouden van de integriteit van deze documenten erg belangrijk. Dit houdt in dat je digtiale documenten dezelfde vorm, inhoud en opmaak hebben als op het moment van ontvangst. Zo moet een factuur bijvoorbeeld nog steeds herkenbaar zijn als afkomstig van de leverancier. Je mag de inhoud niet wijzigen. 
 

Bewaarplicht van de administratie

Als je aan deze regels voldoet, hoef je originele papieren documenten niet langer te bewaren. Met deze handige tool kun je een lijst vinden van bedrijfsgegevens die je verplicht moet bewaren. Ook kun je hier bijhouden waar je gegevens bewaart en wie de eindverantwoordelijkheid heeft over deze bestanden. Dit geeft je een handig overzicht.

Vragen over het digitaliseren van jouw administratie? Bij Blokland & Duin helpen we je graag. Neem gerust eens contact met ons op.