Thuiswerkvergoeding voor werknemers: zo zit het

Als werkgever is het voor jou belangrijk dat je werknemers in een fijne omgeving werken. Toch kiezen veel mensen tegenwoordig voor thuiswerken. Hier komt natuurlijk het een en ander bij kijken. Elektriciteit, toiletpapier, gas; allemaal extra kostenposten voor de thuiswerker. 

Sinds 1 januari 2022 geldt de algemene thuiswerkkosten gerichte vrijstelling. Dit is een compensatie voor alle extra kosten die je maakt als je thuiswerkt. Deze belastingvrije vergoeding is maximaal €2,15 per thuiswerkdag. Daarbij legt deze vergoeding geen beslag op de vrije ruimte van de werkkostenregeling (WKR). 
 

Wat valt er onder de WKR 2023? 

Met de WKR (werkkostenregeling) bepaal je zelf als werkgever wat je onbelast aan je werknemers vergoedt, geeft of beschikbaar stelt. Dit zijn kosten die de werkgever voor de werknemer maakt die binnen de vastgestelde marge vallen, ook wel vrije ruimte. Onder vrije ruimte spreken we ook over personeelsfeesten, bedrijfsfitness en kerstpakketten. De vrije ruimte van 2023 is 3% over de eerste €400.000 euro van de totale loonsom van medewerkers. Zit dit boven de €400.000? Dan is dit percentage 1,18%.
 

Wat is een gerichte vrijstelling? 

Het vergoeden van thuiswerkkosten is een gerichte vrijstelling die valt onder de werkkostenregeling. Het voordeel is dat deze vergoeding niet ten koste gaat van de vrije ruimte. Dit geldt ook voor het vergoeden van een laptop of het betalen van een cursus. 
 

Welke gerichte vrijstellingen werkkostenregeling zijn er?

• abonnement voor het openbaar vervoer
• reiskosten tot €0,21 per kilometer
• verhuiskosten vanwege werk
• maaltijden bij overwerken
• thuiswerkkosten

Een thuiswerkvergoeding is overigens niet verplicht. Wel is het handig om te kijken of er regels staan in de cao van jouw branche over deze vergoeding.  
 

Gemengde werkdag

Het klinkt natuurlijk erg prettig, zo’n thuiswerk vergoeding. Maar let wel op hoe je deze inzet i.c.m. andere vergoedingen. Het is namelijk niet toegestaan om voor een en dezelfde werkdag de vrijstelling voor thuiswerken en voor reiskosten bij woon-werkkilometers toe te passen. Dit noemen we ook wel een gemengde werkdag. Op een dag als deze krijgt de werknemer alleen de reiskostenvergoeding.  
 

128-dagenregeling 

Werkgever en werknemer maken over thuiswerkdagen vaak afspraken. Door het maken van deze afspraken creëren zij een basis voor een vaste vergoeding van de thuiswerkkosten. Werkt de werknemer twee dagen thuis en drie op kantoor? Dan maak je op basis van die verhouding een vaste vergoeding. Dit gaat samen met de vergoeding die iemand krijgt voor het reizen naar werk. Ook wel de 128-dagenregeling. Dit houdt in dat als een werknemer minstens 128 dagen reist naar werk, de reiskostenvergoeding op jaarbasis berekend mag worden alsof hij 214 dagen reist. 
 

Maximum jaarlijkse thuiswerkkostenvergoeding 

Voor een vaste thuiswerkvergoeding, naast de reiskostenvergoeding, werkt een werknemer minstens 25 dagen van een kalenderjaar thuis. Dat is ⅕ van 128 dagen. Deze vergoeding berekenen ze over 43 dagen (⅕ van 214). In 2023 bedraagt de thuiswerkkostenvergoeding maximaal €7,70 per maand. Het is wel van belang dat de thuiswerkdagen op jaarbasis schriftelijk worden vastgesteld. 
Hierdoor hebben werkgevers minder administratieve laten en zijn correcties niet nodig wanneer een werknemer bijvoorbeeld ziek is. 

Bij een afwijking door bijvoorbeeld ziekte hoeft de werkgever de vaste vergoeding niet meteen te herzien. Ook zorgt het ervoor dat hij niet altijd precies het aantal thuiswerkdagen vergoedt. Let er wel op dat de werkgever de aantallen naar evenredigheid moet toepassen als de werknemer standaard minder dan 5 dagen per week werkt. 

Heb je nog vragen over de thuiswerkvergoeding of de 128-dagenregeling? Neem dan vrijblijvend contact met ons op.