Factuureisen voor zzp’ers: waar moet je factuur aan voldoen?

Als zzp’er is een goede factuur onmisbaar. Het is niet alleen je visitekaartje richting je klant, maar ook een verplicht document voor je administratie en je btw-aangifte. Toch gaat het hier in de praktijk regelmatig mis.

De Belastingdienst stelt duidelijke eisen aan facturen. Voldoe je daar niet aan, dan kan dat gevolgen hebben voor je btw-aangifte, een eventuele controle of zelfs voor de betaling door je klant. Een correcte factuur voorkomt discussie en herstelwerk achteraf.
 

Verplichte onderdelen op een factuur

Een factuur moet aan een aantal formele eisen voldoen. Hieronder zetten we de belangrijkste onderdelen op een rij.

1. Gegevens van jou als zzp’er

• Je volledige naam (en bedrijfsnaam als je die gebruikt)
• Je adres
• Je KvK-nummer
• Je btw-identificatienummer

2. Gegevens van je klant

• Naam (bedrijf of particulier)
• Adres
• Btw-identificatienummer (btw-nummer) bij diensten waarbij btw-verlegd van toepassing is

3. Factuurinformatie

• Factuurdatum
• Een uniek en opeenvolgend factuurnummer
• De datum waarop de levering of dienst is verricht (als die afwijkt van de factuurdatum)

4. Omschrijving en bedragen

• Een duidelijke omschrijving van de geleverde dienst of het product (vermeld zo nodig projectnamen of perioden)
• Aantal, uren of hoeveelheid
• Prijs per stuk of per uur
• Subtotaal exclusief btw
• Toegepast btw-percentage en het btw-bedrag
• Totaalbedrag inclusief btw

Werk je met 0% btw, is de btw verlegd of ben je vrijgesteld van btw? Dan moet dat expliciet op de factuur staan.
 

Veelgemaakte fouten bij facturen

In de praktijk zien wij regelmatig dezelfde fouten op facturen:
 

• Geen uniek factuurnummer gebruiken
• De btw onjuist berekenen
• Een te globale omschrijving van de werkzaamheden
• Een verkeerd btw-nummer vermelden
• Facturen (te) laat versturen

Hoewel het kleine fouten lijken, kunnen ze grote gevolgen hebben. Controleer daarom je facturen standaard vóór verzending.
 

Extra aandachtspunten voor zzp’ers

Naast de formele factuureisen zijn er enkele praktische punten om rekening mee te houden.
 

• Bewaarplicht: je moet facturen minimaal zeven jaar bewaren in je administratie.
• Betaaltermijn: vermeld duidelijk een betaaltermijn, bijvoorbeeld 14 of 30 dagen. Dat voorkomt discussie over de vervaldatum.
• IBAN vermelden: dit is niet wettelijk verplicht, maar in de praktijk onmisbaar om tijdige betaling te bevorderen.
• Automatiseren: een boekhoud- of factuurprogramma helpt om factuurnummers automatisch op te laten lopen en btw correct toe te passen. Dat verkleint de kans op fouten aanzienlijk.

 

Praktische checklist

Loop onderstaande punten na voordat je een factuur verstuurt:

✔ Kloppen alle bedrijfsgegevens?
✔ Is het factuurnummer uniek en opeenvolgend?
✔ Is de btw correct toegepast?
✔ Staat de betaaltermijn duidelijk vermeld?
✔ Is de omschrijving helder voor de klant én voor de Belastingdienst?

Een goede factuur maken hoeft niet ingewikkeld te zijn, zolang je weet waar je op moet letten. Door vaste routines te gebruiken en je facturen vooraf te controleren, voorkom je onnodige risico’s.

Wil je zeker weten dat jouw administratie voldoet aan de actuele factuureisen voor zzp’ers? Neem gerust contact met ons op. We kijken graag met je mee.