Nieuws
Digitale administratie: het eerste goede voornemen van 2018
Geplaatst op woensdag 27 december 2017 Leestijd: 2.5 minuut
Nu 2017 bijna op zijn eind loopt is het tijd om na te gaan denken over goede voornemens in het nieuwe jaar. Op persoonlijk vlak, maar zeker ook op zakelijk gebied. Op organisatorisch gebied zou gekeken kunnen of er iets valt te verbeteren, bijvoorbeeld bij de administratie. Durft u digitaal te gaan met de administratie?Spannend
Iedereen vindt verandering wel een beetje spannend. Dat is de kern van de weerstand om over te stappen van hardcopy naar digitaal. Een veel gehoord argument tegen het beheer van de administratie in de digitale wereld, is dat het eng is. Dat het overzicht kwijt raakt. Dat door de bomen het bos niet meer geizen wordt. Dat de belangrijkste documenten onvindbaar zijn. Dat het veel tijd kost om alles digitaal op te slaan. Al deze argumenten zijn gewoonweg niet waar. Het enige argument dat waar is, is dat het eng is. Laat u zich leiden door angst?Overzichtelijk
Digitaal de administratie ordenen is juist heel overzichtelijk. Typ een zoekwoord in zoals energieleverancier, belastingdienst of telefoonaanbieder en alle releavante documenten komen meteen als zoekresultaat. Als alle documenten een logische naam hebben (datum, naam van de organisatie en onderwerp) staat het nieuwste document bovenaan en ziet u direct het verloop van de communicatie. U hoeft op deze manier niet door onderwerpen te bladeren die niet ter zake doen, iets dat wel gebeurt bij een map met papieren. Het zoekwoord intypen is voldoende om alles wat u niet hoeft te zien, niet te hoeven zien. Dat bespaart veel tijd!Kwijtraken
Bent u bang om belangrijke documenten niet meer te kunnen vinden? U kunt niets kwijt raken als alles op de computer staat en u regelmatig een back-up maakt. Papieren documenten kunt u verliezen, per ongeluk in de prullenbak gooien of uw kind maakt er een mooie tekening op.Kost veel tijd
Dat een digitale administratie veel tijd kost is niet waar! Steeds meer bedrijven sturen alle correspondentie digitaal. Of kunnen dat in ieder geval doen. Zelfs de overheid vraaft ons aan te sluiten op de digitale mailbox. Als u alles nog in mappen op papier bewaart, moet u na het krijgen van post de administratie erbij pakken, de juiste map vinden, het juiste onderwerp zoeken en steeds vaker eerst de digitale post printen …. Dit kost meer tijd dan een bijlage in een map op de computer met de juiste naam op te slaan.Conclusie
Dus. Alles digitaal! Blok in uw agenda tijd om alle bedrijven waarvan u nog post krijgt te vragen om dit voortaan digitaal te sturen en om de papieren die u wilt bewaren in te scannen. Gooi daarna alles weg. Als het pijn doet om een originele diploma weg te gooien koop er een mooie lijst voor en hang hem op aan de muur.Bij ons kunt u verschillende manieren uw financiële administratie digitaal aanleveren. Kijk samen met uw contactpersoon welke manier het beste bij u past.