De regels van de werkkostenregeling (wkr)

Via de werkkostenregeling (WKR) kan je als werkgever vergoedingen aan jouw werknemers geven zonder dat zij hierover loonheffingen hoeven te betalen. Je mag ook zaken vergoeden waar een werknemer privé voordeel van kan hebben. Denk aan gereedschap, tablets, sportabonnementen of kerstpakketten.
 

Vrije ruimte werkkostenregeling

Je mag onbelast vergoedingen geven. Het totale bedrag moet wel onder de 1,2% blijven van de loonsom van al jouw medewerkers samen. Dit is de vrije ruimte. Bijvoorbeeld: bij een loonsom van 400.000 euro kan je 4800 euro onbelast beschikbaar stellen.

Komt het bedrag van de vergoedingen boven de vrije ruimte dan moet je over dat extra bedrag 80% belasting betalen. Er gelden geen voorwaarden voor de bestedingen binnen de vrije ruimte. Daarnaast kan je bepaalde zaken onbelast blijven vergoeden of verstrekken door gebruik te maken van de gerichte vrijstellingen, nihilwaarderingen of intermediaire kosten.
 

Overzicht

Via ons salaris servicebureau kan je een overzicht “Werkkostenregeling” bekijken bij de “salarisdocumenten” in het online systeem. In dit overzicht staat hoeveel vrije ruimte je hebt en hoeveel je hiervan al hebt gebruikt. Let op: de gebruikte vrije ruimte vanuit de financiële administratie is vaak in dit overzicht nog niet verwerkt.
 

Hoe werkt de werkkostenregeling?

De vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers kunnen ingedeeld worden in vijf groepen:

1. Gerichte vrijstellingen
2. Nihil waarderingen
3. Intermediaire kosten
4. Overige posten buiten de vrije ruimte
5. Vrije ruimte

 

Hoe zorg je voor een correcte verwerking?

Voor een goede verwerking van alle vergoedingen en verstrekkingen moet je de volgende stappen doorlopen:

STAP 1: Bepaal of een vergoeding of verstrekking valkt onder een van de volgende categorieën:

• Gerichte vrijstellingen
• Nihil waarderingen
• Intermediaire kosten
• Overige posten buiten de vrije ruimte

Bij deze posten kan je de vergoeding of verstrekking onbelast vergoeden (met uitzondering van de verkeersboete).

STAP 2: Alle overige vergoedingen en verstrekkingen zijn in principe belast loon.
Je kan er echter voor kiezen om een bepaalde vergoeding aan te wijzen als een vergoeding uit de vrije ruimte. Als deze vergoeding voldoet aan de gebruikelijkheidstoets, mag de vergoeding onbelast aan de werknemer worden uitgekeerd. We hebben veel voorkomende vergoedingen en verstrekkingen uit de vrije ruimte vermeld onder het kopje Vrije ruimte.

STAP 3: alle vergoedingen en verstrekkingen dien niet zijn aangewezen als vergoeding uit de vrije ruimte moeten worden verwerkt als belast loon.

STAP 4: Na afloop van het kalenderjaar wordt bepaald hoeveel vrije ruimte je hebt opgebouwd.
Informeer ons salaris servicebureau als je de vrije ruimte overschrijdt.

Als je een hoger bedrag hebt aangewezen als een vergoeding uit de vrije ruimte, dan moet je over het meerdere 80% belasting betalen. Dit gaat in de vorm van een eindheffing in de loonaangifte van januari. Dat wil zeggen dat dit niet bij de werknemers wordt verwerkt. Het bedrag van de eindheffing wordt opgeteld bij het te betalen bedrag van jouw aangifte loonheffingen.

Hieronder treft je de meest recente informatie over de groepen aan inclusief voorbeelden.

Gerichte vrijstellingen

• VOG (Verklaring Omtrent Gedrag)
• Reiskostenvergoeding (tot € 0,19 per km)
• Abonnementen voor reizen met openbaar vervoer
• Verblijfskosten door tijdelijke werkzaamheden elders
• Zakelijk eten met een klant
• Inschrijving beroepsregister (indien registratie wettelijk vereist is of opgelegd door de beroepsgroep)
• Kosten van cursussen, congressen e.d.
• Maaltijden als gevolg van overwerk/koopavonden/dienstreizen
• Maaltijden in kantines; hiervoor gelden vaste bedragen. De waarde van een maaltijd in een bedrijfskantine is € 3,35 (2019), ongeacht of het een ontbijt, lunch of warme maaltijd is. Het meerdere is vrijgesteld. € 3,35 is ook van toepassing als de kosten van de maaltijd minder zijn geweest dan € 3,35 per maaltijd. De waarde (€ 3,35) moet worden bijgeteld als loon in natura, netto ingehouden of ondergebracht in de vrije ruime (of een combinatie daarvan).
• Kosten van outplacement
• Producten van het eigen bedrijf (maximum korting 20% van de waarde in de winkel, met een maximum van € 500,- per kalenderjaar)
• Studiekosten
• Vakliteratuur
• Zakelijke verhuiskosten
• Mobiele telefoons: de werkgever mag een telefoon, computer, i-pad en gereedschap onbelast aan een werknemer verstrekken mits ze daadwerkelijk bij het werk worden gebruikt. De werkgever bepaalt aan welke eisen de voorziening moet voldoen en deze verstrekking mag niet worden uitgeruild in het cafetariamodel. Deze eisen worden het “noodzakelijkheidscriterium” genoemd. De werknemer geeft de voorziening terug of betaalt de restwaarde als hij de voorziening niet meer nodig heeft voor de dienstbetrekking.
• Gereedschappen, computers (notebooks en laptops), mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur als ze voldoen aan het noodzakelijkheidscriterium. Ook hier geldt dat werknemer de voorziening teruggeeft of de restwaarde betaalt als hij de voorziening niet meer nodig heeft voor de dienstbetrekking. Deze vergoedingen of verstrekkingen mogen niet worden gebruikt in een cafetariasysteem. Je mag wel een budget vaststellen waarmee de werknemer bijvoorbeeld een telefoon mag kopen. Als de werknemer dan een duurdere telefoon wil mag dat. In dat geval moet de werknemer een eigen bijdrage betalen uit zijn netto loon.

De vrijstelling geldt alleen als je de vergoeding of verstrekking vooraf hebt aangewezen. Zonder aanwijzing geldt geen vrijstelling. Voor aanwijzen geldt een vrije bewijsleer. Je moet aannemelijk maken dat je hebt aangewezen.

Je mag vaste kostenvergoedingen geven voor voorzieningen die voldoen aan het noodzakelijkheidscriterium. Zolang je maar expliciet vastlegt aan welke eisen deze voorzieningen moeten voldoen. Je moet ook altijd vooraf onderzoek doen naar de werkelijke kosten.

Let op: Overschrijding van bovenstaande posten vallen in de vrije ruimte of worden bij de werknemer als belastbaar loon gezien.

Vaste kostenvergoedingen voor gerichte vrijstellingen kunnen alleen verstrekt worden indien vooraf een (steekproefsgewijs) onderzoek naar de hoogte van de kosten is gehouden.
 

Nihil waarderingen

Dit is een categorie verstrekkingen die binnen de vrije ruimte vallen, maar hierbij op NIHIL of een laag bedrag worden gewaardeerd. Het gaat dan om aan de werkplek gerelateerde voorzieningen, die toch geheel of gedeeltelijk onbelast kunnen worden gegeven. Voorbeelden hiervan zijn:

• Arbo-voorzieningen
• Het gebruik van een fitnessruimte op de werkplek.
• Consumpties genoten op de werkplek die geen deel uitmaken van de maaltijd. (De voorwaarde dat de consumpties moeten zijn verstrekt tijdens werktijd is vervallen.)
• Inrichting van de werkplek, niet zijnde de werkplek in de eigen woning
• Openbaar vervoerkaart of voordeelurenkaart (mede zakelijk gebruik)
• Het rentevoordeel van een personeelslening waarmee de werknemer een fiets koopt.
• Uniformen of werkkleding die uitsluitend of nagenoeg uitsluitend geschikt is om tijdens het werk te dragen of die op de werkplek achterblijven. Kleding die ook buiten werktijd gedragen kan worden (met of zonder logo) wordt niet op nihil gesteld. Dit geldt bijvoorbeeld voor sportkleding.
• arbovoorzieningen op de werkplek
• arbovoorzieningen buiten de werkplek (bijvoorbeeld een medische keuring)

 

Intermediaire kosten

Dit zijn vergoedingen van kosten die de werknemer in feite voor de werkgever voorschiet. Deze blijven onbelast. Hierbij moet o.a. gedacht worden aan:

• Representatiekosten en relatiegeschenken ten behoeve van externe relaties en klanten
• Kosten van de auto van de zaak (parkeergeld, wassen van de auto etc.)

 

Overige posten buiten de vrije ruimte

• Vergoedingen van geldboetes e.d.: deze zijn altijd volledig belast.
• Pensioenpremie werkgever: blijft onbelast.
• Jubileumuitkeringen bij een 25 of 40 jarig dienstverband, het blijft mogelijk om een maandsalaris onbelast te geven.
• Eenmalige uitkeringen bij overlijden blijven onbelast.
• Kleine geschenken die buiten de werkgever – werknemer relatie vallen. Denk hierbij aan een fruitmand voor een zieke werknemer of een cadeau voor een jarige werknemer. Het moet een attentie zijn in een situatie waarin je ook anderen zo’n attentie zouden geven. Het mag geen geld of waardebon zijn. De factuurwaarde is maximaal € 25,-.

 

Vrije ruimte

Vergoedingen en/of verstrekkingen die onder de vrije ruimte vallen zijn onder andere:

• Kerstpakketten en andere kleine geschenken (niet de fruitmand bij ziekte)
• Parkeer- veer- en tolgelden bij een eigen auto (met uitzondering van auto van de zaak)
• Bedrijfsfitness (niet op de werkplek)
• Contributie van personeelsverenigingen of vakvereniging
• Fiets(plan), elektrische fiets, scooter, et cetera
• Personeelsfeesten, personeelsreizen et cetera
• Reiskostenvergoedingen, declaraties, voor reizen met eigen vervoer boven € 0,19 per kilometer, indien deze niet belast worden bij de werknemer
• Rentevoordeel van aan personeel verstrekte leningen (niet zijnde hypothecaire leningen voor de eigen woning)
• Werkruimte bij de werknemer thuis
• De kosten voor de werknemer bij een niet zakelijk etentje
• Et cetera

 

Vrije ruimte over?

Heb je een verschil tussen de opgebouwde vrije ruimte en de gebruikte vrije ruimte? Dit verschil kan je bijvoorbeeld nog gebruiken om onbelast kerstpakketten te geven. Het is ook mogelijk om de vrije ruimte te gebruiken voor bijvoorbeeld een onbelaste eindejaarsuitkering.

Voor meer informatie kan je contact op nemen ons salaris servicebureau of onze adviseurs.