De bewaarplicht voor mkb en zzp

Voor ondernemers is het verplicht gesteld door de Belastingdienst om de administratie te bewaren voor een periode van 7 jaar. Terwijl u als ondernemer zelfs verplicht bent om uw administratie 10 jaar te bewaren als het gaat om;

• onroerend goedzaken
• bedrijfspanden
• en -gronden

Deze bewaarplicht is ook in het belang van de ondernemer. Bij een controle namelijk kan het zijn dat de Belastingdienst stelling neemt in een kwestie en aan de ondernemer vraagt om het tegendeel te bewijzen. Wanneer u als ondernemer beschikt over de juiste stukken, kunt u uw gelijk daarmee aantonen.

Bij het bewaren van je administratie geldt dat u in ieder geval uw basisgegevens beschikbaar moet hebben.

Hieronder wordt verstaan:

• crediteurenadministratie
• debiteurenadministratie
• grootboek
• voorraadadministratie
• verkoopadministratie
• loonadministratie
• inkoopadministratie

Wanneer de 7 jaren zijn verstreken, vraagt de Belastingdienst niet om oudere informatie. Toch is het aan te raden om relevante informatie langer te bewaren wanneer het gaat om aankopen van inventaris en voertuigen die nog in gebruik zijn.

De bewaarplicht geldt voor zowel administratie in print als voor digitale uitvoeringen. Zo bent u als ondernemer ervoor verantwoordelijk dat deze te allen tijde beschikbaar is. Dus wanneer u uw administratie hebt gevoerd met een online boekhoudpakket, waarvan je licentie is verlopen of niet meer wordt gebruikt moet u dit alsnog kunnen laten zien. In die gevallen moet u dus voor het eindigen met een bepaald pakket er een digitale kopie van maken in bijvoorbeeld Word en/of Excel.

Waar u uw digitale administratie vroeger ging opslaan op een fysiek medium als diskettes, USB-sticks en andere media, kunt u dit tegenwoordig goedkoper en beter doen via een online oplossing. Voor tips hierover of wanneer u graag wilt dat we u hiermee helpen, staan onze adviseurs u graag te woord.