Crediteurenbeheer en -administratie slim regelen

Voor iedere ondernemer is goed debiteurenbeheer een must: u onderneemt om geld te verdienen. Maar onderschat het beheer van uw crediteuren niet. Door uw crediteurenbeheer slim uit te voeren kunt u geld en tijd besparen.
 

Verschil crediteuren en debiteuren

Debiteuren en crediteuren, hoe zat dat ook alweer?
 

• Een crediteur is een leverancier - een persoon, bedrijf of instelling - aan wie u een betaling verschuldigd bent. In uw boekhouding staan crediteuren op de balans bij schulden: de passiva.
• Een debiteur is een klant die een factuur van u ontving, maar nog niet heeft betaald. In uw boekhouding staan debiteuren op de balans bij bezittingen: de activa. Lees meer over debiteurenbeheer.

 

6 Tips voor slim crediteurenbeheer

1. Maak goede afspraken

Maak met leveranciers goede afspraken over kwaliteit, prijzen, levertijden en betalingsvoorwaarden. Leg deze afspraken vast in uw crediteurenadministratie. Probeer de inkoopcondities van bestaande contracten te verbeteren. Als afnemer heeft u met diverse partijen overeenkomsten gesloten. Hierbij geldt het principe ‘afspraak is afspraak’ waardoor u geen aanpassing kunt eisen. Maar vragen kan natuurlijk altijd. Wees alert op aflopende overeenkomsten en ga onderhandelingen aan met huidige of nieuwe leveranciers.

2. Check de factuur op wettelijke eisen

Controleer of de inkomende facturen voldoen aan de wettelijke eisen. Is een factuur niet in orde, stuur hem terug en leg uit waarom u de factuur terugstuurt. Bewaar de factuur, voor eventuele vragen aan de leverancier.

3. Inboeken en controleren

Neem bij het inboeken van een factuur in uw administratie een het factuurnummer of een ander uniek eigen nummer op. Zo kunt u facturen makkelijk terugvinden. Controleer of de geleverde goederen of diensten kloppen. Vergelijk aantallen en prijzen met de offerte of order. Check ook of de totaalprijs klopt. Een factuur die niet klopt, stuurt u terug voorzien van uitleg. Bewaar een kopie van de afgekeurde factuur. Bijvoorbeeld in een digitaal archief op alfabet (naam leverancier). Berg daar ook uw reactie en alle overige correspondentie met betrekking tot de factuur in op.

4. Betalen

Betaal de facturen die akkoord zijn en doe dit binnen de wettelijke betaaltermijn. Heeft u onvoldoende geld om alle crediteuren binnen de gestelde betalingstermijnen te betalen? Neem dan contact op met uw leverancier. Probeer een betalingsregeling te treffen en bijvoorbeeld in delen te betalen.

5. Benut uw leverancierskrediet

Leverancierskrediet ontstaat op het moment dat uw leverancier zijn goederen of diensten levert, maar u de factuur niet direct hoeft te betalen. Tussen de periode van levering en betaling profiteert u van dit krediet. Met andere woorden: u kunt het nog niet-betaalde bedrag zolang voor andere uitgaven gebruiken. Let op: betaal in ieder geval binnen de afgesproken en wettelijke betaaltermijn. Dit voorkomt onnodige financieringskosten en verstoringen van de continuïteit en de leveringszekerheid. Wel is het natuurlijk mogelijk na overleg en goedkeuring van uw leveranciers deze later te betalen in ruil voor bijvoorbeeld een korting voor de leverancier.

6. Bewaar uw facturen op dezelfde manier

Bewaar alle facturen op dezelfde manier. Dat maakt terugzoeken makkelijker. Bijvooorbeeld als u een digtiaal archief heeft, bewaar dan scans van papieren facturen die u nog ontvangt.

7. Ga slim om met uw voorraadbeheer

Actief voorraadbeheer is een andere optie die financiële ruimte kan bieden. Hoe korter u uw producten in voorraad heeft, hoe eerder u er geld voor ontvangt. Stem uw voorraad af op de behoefte van de markt. Een digitaal voorraadsysteem helpt daarbij.
 

Betalingsregeling treffen

Het kan gebeuren dat u tijdelijk krap bij kas zit en daardoor een factuur niet (volledig) kunt betalen. Bijvoorbeeld doordat een klant u niet of te laat betaalt. Als u bij uw leverancier bekend staat als een trouwe klant en goede betaler, dan kunt u waarschijnlijk een betalingsregeling treffen. Neem uit uzelf contact op met uw leverancier. Wees eerlijk en doe geen beloften die u niet na kunt komen.
 

Debiteuren en crediteuren op elkaar afstemmen

Komt het regelmatig voor dat u uw facturen niet kunt betalen? Dan kan er sprake zijn van een structureel probleem in uw bedrijf. Los de problemen binnen uw bedrijf op, bijvoorbeeld door uw debiteurenbeheer aan te scherpen. Houd uw inkomsten en uitgaven goed in de gaten en stem de verschillende geldstromen op elkaar af.
 

Meldpunt Achterstallige Betalingen van de Autoriteit Consument & Markt (ACM)

Bent u mkb-ondernemer of zzp’er en levert u diensten of producten aan grote bedrijven? Als u niet binnen de afgesproken betaaltermijn betaald krijgt, dan kunt u dit vanaf 26 januari anoniem melden bij het tijdelijk Meldpunt Achterstallige Betalingen van de Autoriteit Consument & Markt (ACM). Hiermee wil de overheid zicht krijgen op hoe vaak grootbedrijven de afgesproken betaaltermijnen aan het mkb niet naleven.
 

Administratie: zelf doen of uitbesteden?

Voor veel ondernemers is het niet hun favoriete bezigheid: de administratie doen. Toch is het belangrijk dat u uw debiteuren- en crediteurenadministratie op orde heeft. U bent dit wettelijk verplicht. Daarnaast ziet u natuurlijk graag dat uw klanten op tijd betalen. En andersom wilt u niet te boek staan als wanbetaler. U kunt uw boekhouding zelf bijhouden of (gedeeltelijk) uitbesteden aan een boekhouder, accountant of administratiekantoor. Kunt u niet goed overweg met Excel of wilt u af van een schoenendoos vol bonnetjes, dan kan boekhoudsoftware uw debiteuren- en crediteurenadministratie makkelijker maken.

Redenen voor het (gedeeltelijk) uitbesteden van uw administratie:
 

• Tijdswinst
• Focussen op de kernactiviteit van uw bedrijf
• Extra expertise
• Een (vervelende) klus uit handen geven

Bron: Ondernemersplein