Buitenlandse btw over 2025 terugvragen

Heb je in 2025 zakelijke kosten gemaakt in een ander EU-land? Dan heb je mogelijk buitenlandse btw betaald. Denk bijvoorbeeld aan btw over brandstof, een zakelijke maaltijd of een hotelovernachting.

Of je deze btw kunt terugkrijgen, hangt af van de regels van het EU-land waar je de kosten hebt gemaakt. Wil je de buitenlandse btw over 2025 terugvragen? Dan moet je verzoek vóór 1 oktober 2026 binnen zijn.
 

Wanneer kun je btw uit een ander EU-land terugvragen?

De buitenlandse btw kun je niet via je Nederlandse btw-aangifte terugvragen. Als je geen btw-aangifte doet in het EU-land waar je de btw hebt betaald, kun je hiervoor een verzoek indienen via de Nederlandse Belastingdienst.

Daarbij gelden drie voorwaarden:

• Je onderneming is in Nederland gevestigd.
• Je hoeft in het betreffende EU-land geen btw-aangifte te doen.
• Je gebruikt de goederen of diensten voor bedrijfsactiviteiten die met btw zijn belast.

Of de btw over een bepaalde uitgave wordt terugbetaald, hangt af van de regels in het betreffende EU-land. Deze regels kunnen verschillen van de Nederlandse btw-regels.
 

Welke drempelbedragen gelden?

Voor het terugvragen van btw uit een ander EU-land gelden minimale bedragen.

Dien je na afloop van het kalenderjaar een verzoek in over het hele jaar of over het resterende deel van het jaar, inclusief december? Dan moet het terug te vragen bedrag minimaal € 50 zijn.
Voor een verzoek over een periode van minimaal drie maanden, maar korter dan een volledig kalenderjaar, geldt een drempelbedrag van € 400.

Je kunt proberen een lager bedrag terug te vragen. Het EU-land kan dan besluiten om je verzoek niet in behandeling te nemen.
 

Hoe vraag je de buitenlandse btw terug?

Je vraagt de btw terug via de website Teruggaaf van btw uit andere EU-landen. Hiervoor heb je aparte inloggegevens nodig.

Heb je deze inloggegevens nog niet? Vraag ze dan zo snel mogelijk aan. Het kan namelijk vier weken duren voordat je deze ontvangt.

Na het indienen stuurt de Nederlandse Belastingdienst je verzoek door naar de belastingdienst van het EU-land waar je de btw hebt betaald. Sommige landen vragen je om facturen of invoerdocumenten mee te sturen. Welke documenten nodig zijn, verschilt per land. Via de website van de Belastingdienst kun je per EU-land bekijken welke vereisten gelden.
 

Wanneer krijg je bericht?

De Belastingdienst van het EU-land waar je de btw hebt betaald, beoordeelt je verzoek. Normaal gesproken ontvang je binnen vier maanden een beslissing.

Wordt je verzoek goedgekeurd? Dan betaalt de buitenlandse belastingdienst het bedrag uiterlijk binnen tien werkdagen na het verstrijken van de viermaandentermijn. Als er aanvullende informatie nodig is, kan de beoordeling langer duren.
 

Vraag de btw vóór 1 oktober 2026 terug

Voor de btw die je in 2025 in een ander EU-land hebt betaald, moet je verzoek vóór 1 oktober 2026 binnen zijn. Je kunt het verzoek dus uiterlijk op 30 september 2026 indienen.

Maar wacht niet tot de laatste dag. Als veel ondernemers eind september hun verzoek indienen, kan het portaal namelijk overbelast raken. Hierdoor kan het zijn dat je niet kan inloggen en loop je het risico dat je aanvraag niet op tijd binnen is. En een te laat ingediend verzoek wordt mogelijk niet meer door het andere EU-land behandeld.

Controleer daarom op tijd of je over de juiste inloggegevens, facturen en andere benodigde documenten beschikt.

Wil je weten welke buitenlandse btw je kunt terugvragen of heb je hulp nodig bij de aanvraag? Neem gerust contact met ons op.