Administratie rondom reiskostenvergoedingen binnenkort vereenvoudigd

Binnenkort vereenvoudigt de administratie die hoort bij het rijden op een fiets van de zaak in combinatie met een privé auto. Werkgever en werknemer kunnen samen in gesprek gaan over het gebruik van een fiets van de zaak. Dit maakt het combineren van een eigen auto met een bedrijfsfiets met kilometervergoeding ook nog eens een stuk makkelijker. 

Voor bedrijfsfietsen geldt er sinds 1 januari 2020 een vastgestelde bijtelling. Een werknemer fiets de ene dag en de andere dag rijdt hij of zij met een privé auto. Hiervoor geeft de werkgever een onbelaste reiskostenvergoeding voor het reizen met de auto. Dit brengt extra administratieve lasten met zich mee. De werkgever houdt hier de dagen bij die de werknemer naar een vaste plaats van werkzaamheden reist. Staatssecretaris Van Rij is hierin gedoken en laat een makkelijkere manier zien aan de Tweede Kamer d.m.v. een brief. 
 

Samen afspraken maken over de reiskostenvergoeding

Deze vereenvoudiging zorgt ervoor dat de werknemer en werkgever samen afspraken maken over hoeveel dagen per week de werknemer met de fiets van de zaak of met zijn of haar privé auto naar werk reist. Een vaststelling voor de onbelaste reiskostenvergoeding vloeien voort uit deze afspraken. In deze afspraken kijk je naar de persoonlijke omstandigheden van de werknemer en of deze over voldoende realiteitswaarde beschikt. Af en toe wijkt een medewerker bijvoorbeeld af van deze afspraken. Dit leidt niet meteen tot een aanpassing van de vergoeding.
Deze vereenvoudiging staat in de volgende uitgave van het Handboek Loonheffing.
 

Je mag niet altijd onbelaste reiskostenvergoeding geven

Je krijgt als werknemer een onbelaste reiskostenvergoeding van maximaal €0,21 per kilometer van je werkgever als je voor je werk naar een vaste plek reist. Reis je die dag met de fiets van de zaak? Dan mag de werkgever geen onbelaste reiskostenvergoeding geven. Dit mag wel als je met een eigen auto reist. De werkgever kent de onbelaste reiskostenvergoeding toe op declaratiebasis. Hij of zij doet dit als vaste- of onbelaste reiskostenvergoeding. Bij de onbelaste vergoeding is een onderbouwing nodig met een onderzoek naar de reisbewegingen van de werknemer. 

Wil jij op de hoogte blijven van actueel fiscaal nieuws? Bekijk onze nieuwspagina en volg ons op LinkedIn.