Achterkant paspoort ook in administratie

Van de nieuwste versie van het paspoort moeten werkgevers niet alleen de voorkant, maar ook de achterkant kopiëren en de kopie ervan bewaren in de salarisadministratie. Dat is noodzakelijk omdat het burgerservicenummer (BSN) tegenwoordig op de achterkant staat.

Het uiterlijk van paspoorten is onlangs aangepast: in de nieuwste versie staat het BSN op de achterkant. Dat betekent dat werkgevers die een nieuwe werknemer in dienst nemen, om aan de identificatieplicht te voldoen zowel de voorkant als de achterkant van het paspoort moeten controleren en kopiëren en de kopie ervan moeten bewaren in de salarisadministratie.

De werkgever moet vóór de werknemer aan het werk gaat, voldoen aan de identificatieplicht. Het vergelijken van de handtekeningen op het identiteitsbewijs en op de verklaring gegevens voor de loonheffingen is volgens de Hoge Raad niet nodig. Naast een paspoort is bijvoorbeeld een ID-kaart of een verblijfsvergunning ook een geldig identiteitsbewijs. Een rijbewijs daarentegen geldt niet als zodanig.

Van de identiteitsbewijzen van uitzendkrachten en andere ingeleende werknemers mogen werkgevers geen kopie maken en bewaren. Het is wel verstandig om hun identiteit te controleren voordat zij aan de slag gaan. Zo voorkomen werkgevers dat ze bijvoorbeeld met een ingeleende werknemer aan de slag gaan die geen verblijfsvergunning heeft. Van buitenlandse uitzendkrachten mag wel een kopie van het identiteitsbewijs gemaakt worden.

De werkgever moet tot vijf jaar na het kalenderjaar waarin het arbeidscontract afloopt een kopie van het identiteitsbewijs van de werknemer in de administratie bewaren.